「会議もＳＮＳも盛り上がる!!　効果絶大ファシリテーション術」

株式会社日本能率協会コンサルティング　チーフ・コンサルタント
佐伯学氏

　ダイバーシティ＆インクルージョン（Ｄ＆Ｉ）、つまり多様な人間性や文化背景を持つ人々が集まって、それぞれの個性を取り入れることで、イノベーションを起こす──Ｊ‐Ｗｉｎ活動を通じて、女性メンバーであるみなさんが学んでいることではないでしょうか。
チームの活動方針が決まる、あるいはアイデアの交換がされる会議の場において、Ｄ＆Ｉが発揮されれば、その成果は大変大きなものになります。

　ところが実際には、それまでの仕組みに固執して「何にでも反対する人がいる」、「結論は結局上のポストの鶴の一声で決まる」、「限られた人の独壇場になる」といったことが起こる。あるいは女性や新人などは会議の場で萎縮してしまい、せっかく発言しても「話題が脱線する」、「要領を得ない発言をする」という印象を持たれたり。出席者全員が有意義だったと感じられ、目に見える成果があったという会議はなかなか実現しないという相談をよく受けます。こういった事柄を防ぐ、 あるいは解決するために「ファシリテーション技術」は大変に有効です。

　ファシリテーションとは、簡潔にまとめれば「参加者の主体性を促し、参加者それぞれの経験や専門分野を尊重しながら、アイデアや意見を最大限にひきだし、限られた時間の中でその場の目的達成を促進する働き」と言うことができます。これがうまく行きますと、議論の効率化、ダイバーシティの推進、 主体性の向上、メンバー同士の信頼度の増大といった効果も期待できます。そして、この一連の流れを整理して行うのが、ファシリテーターです。ファシリテーターはただの司会進行役ではありませんし、リーダーとイコールでもありません。むしろ明らかに職位の高いリーダーは、発言に影響を与えてしまいますから、陰のファシリテーターとして見守る立場にあるほうがいいでしょう。

　さて、私たち日本能率協会コンサルティングではファシリテーションの基本スキルを次の３点にまとめています。

• デザインスキル……会議を事前に設計する技術。何のための会議なのか目的を明確にし、必要なメンバーや時間について考え、 資料などを用意すること（全体デザイン）。各会議での詳細の進め方を設計し、管理する。最初は小グループに分けて、そこで出た意見を全体で共有するなど（詳細デザイン）。会議後のアウトプットの管理や、宿題・追加会議などの事後対応（事後デザイン）。
• インタラクションスキル……会議の最中に方向性をさし示していくこと。 話の内容が行き詰った時や脱線した時に、議論の本質を改めて提示したり、新たな視点を投げかけたりする。また、「思ったことを言っていい」と参加者に思わせる場づくりをする。
• グラフィックスキル…メンバーの発言を書きとめ、それを見えるようにする。ツールや環境づくりなどを工夫し、新しい発想を引き出すような形で見えるようにすることを言う。

　また、ファシリテーターが意識すべき、メンバーから意見やアイデアを十分に引き出すためのコツとして、①発言者の話をよく聞く、 ②発言者の思考が活性化するような質問を多用する、③刺激となる情報をタイミングよく提供する、 ④小グループに分かれて議論する場を作る、⑤書くことを活用する、⑥メンバー同士の物理的な距離を縮める、 ⑦同質なメンバーばかりでなく異質なメンバーも意識的に交える、といったことも是非取り入れていただきたいと思います。

　ここで、Ｊ‐Ｗｉｎ女性メンバーのみなさんも活用されているＳＮＳでの議論をより有効なものにするためのヒントに話題を進めていきましょう。

　相手の顔や反応が見られない分、デリケートにスタートさせたほうがトラブルは少なくて済みます。ゆるやかに、そして積極的に自己紹介し相手との共通点を見つける、そして読むこと、コメントすることを強要せず、読んでくれたりコメントをくれたりしたことには感謝の気持ちを必ず明言する、ここから始めてみてください。

　そして、ＳＮＳでの議論をよりクリエイティブなものにしたいなら、とくにポジティブなメッセージを送ることを心がけ、参加メンバーの発言を促しましょう。反論や揚げ足取りはしないこと。特定の発言者がフリーズワード（ネガティブな言葉）を浴びせられた時は、ファシリテーターは「あえて～ということをひとつの意見として提案してくださったのですね」と客観的に位置づけることが重要です。

　そして、ＳＮＳでの議論は、「意見やアイデアの発散」には向いていますが、それらを収束させることは難しいこと、抽象論は誤解を生みやすく端的な「結論」が求められること、議論の流れができると後戻りが難しく、「期限」を決めないと前進しにくい、という特性があることも覚えておきましょう。ですから、ファシリテーターの役割は重要で、期限の設定や具体的なテーマの絞り込みを行い、主導権をしっかり握って進行を行い、抽象的な発言は、具体的な言葉に直し、意見の収束もファシリテーターが行うとスムーズです。

　また、議論を始める前に、グランドルールを作っておくことも大切です。「最低一度は意見を言う」、「人の意見は尊重する」、「発言がない場合は、無視でははく賛成とみなして、前に進める」など。

　最後に、ファシリテーションは筋トレと同じで、経験すればするほど力がついていきます。ですから、経験が浅い人は遠慮するのではなく、失敗を恐れず積極的に挑戦してみてください。そして、ファシリテーションを知っているメンバーが多いほど、議論の進行はスムーズになりますから、メンバー全員が持ち回りでファシリテーターを経験するといいでしょう。